El éxito de una organización depende en una gran medida de la implementación y mantenimiento de un sistema de gestión diseñado para mejorar continuamente el desempeño, al tiempo que se tienen en cuenta las necesidades de todas las partes involucradas. Los sistemas de gestión ofrecen metodologías para tomar decisiones y gestionar recursos destinados a lograr las metas de la organización.
La creación y gestión de registros son integrales a las actividades, procesos y sistemas de cualquier organización. Los registros posibilitan la eficiencia del negocio, la rendición de cuentas, la gestión del riesgo y la continuidad del negocio, y también que las organizaciones aprovechen el valor de sus recursos de información como activos del negocio, comerciales y del conocimiento, y contribuyan a la preservación de la memoria colectiva, en respuesta a los desafíos del entorno global y digital.
Las normas de sistemas de gestión (Management System Standards, MSS) brindan herramientas para que la alta dirección implemente un enfoque sistemático y verificable para el control organizacional en un ambiente que estimule buenas prácticas del negocio.
Las normas sobre sistemas de gestión para registros, elaboradas por el ISO/TC 46/SC 11, están diseñadas para ayudar a las organizaciones de cualquier tipo y tamaño, o a grupos de organizaciones con actividades de negocio compartidas, a implementar, operar y mejorar un sistema de gestión para registros eficaz (en adelante se denominará SGR). El SGR dirige y controla una organización para los propósitos de establecer una política y objetivos con relación a los registros y al logro de dichos objetivos. Esto se hace mediante el uso de:
- a) roles y responsabilidades definidos;
- b) procesos sistemáticos;
- c) medición y evaluación;
- d) revisión y mejora.
La implementación de una política y objetivos de los registros, basados en forma sólida en los requisitos de la organización, asegurará que se cree y gestione información autorizada y confiable, evidencia las actividades de la organización, que sean accesibles a quienes las necesitan y el tiempo que se requiera. La implementación exitosa de una política y objetivos apropiados acerca de los registros da como resultado sistemas de gestión de registros adecuados para todos los propósitos de una organización.
La implementación de un SGR en una organización también ayuda a asegurar la transparencia y trazabilidad de las decisiones tomadas por la gerencia responsable, y al reconocimiento de la rendición de cuentas.
